KVKK-Datenschutzinformation für Beschäftigte

Diese Information richtet sich an Beschäftigte, deren Arbeitgeber den Mitves-Dienst zur Zeit- und Anwesenheitserfassung einsetzt. Sie erläutert, wer Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, welche Daten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage, an wen sie übermittelt werden, wie lange sie aufbewahrt werden und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Information ist eine Vorlage, die Ihr Arbeitgeber anpasst und Ihnen zur Erfüllung seiner Informationspflicht nach Art. 10 des türkischen Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK) zur Verfügung stellt; im Anwendungsbereich der DSGVO entspricht dies der Information nach Art. 13 und 14 DSGVO. Ihr Arbeitgeber kann ergänzende oder speziellere Informationen bereitstellen.

Ihr Arbeitgeber ist der Verantwortliche. Er entscheidet, dass die Anwesenheit erfasst wird, welche Prüfungen aktiviert sind und wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden.

Mitves (Astalyne Studios, Inhaber Oguzhan Günel, Günzburger Str. 37, 89340 Leipheim, Deutschland) ist der Auftragsverarbeiter. Mitves verarbeitet Ihre Daten ausschließlich auf Weisung Ihres Arbeitgebers im Rahmen eines schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrags und nutzt sie nicht zu eigenen Zwecken.

Ist Ihr Arbeitgeber zur Eintragung in das Register der Verantwortlichen (VERBİS) verpflichtet, wird diese Eintragung von Ihrem Arbeitgeber geführt.

• Identitätsdaten: Vorname, Nachname, Personalnummer, Position, Abteilung, Standort oder Team.

• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse und Mobilfunknummer.

• Beschäftigungsdaten: Rolle, Schichten und Arbeitspläne, Urlaubssalden, Urlaubs- und Entschuldigungsanträge, Pausenaufzeichnungen.

• Anwesenheitsereignisse: Kommen- und Gehen-Zeit, der gewählte Standort und die im Moment der Stempelung erfassten GPS-Koordinaten, die Kennung des autorisierten Geräts, die Kennung des gescannten QR-Tokens und der Prüfstatus des Datensatzes.

• Technische Daten: IP-Adresse, Geräte- und App-Version sowie Einträge im Prüfprotokoll.

• Von Ihrem Arbeitgeber für Sie freigegebene Lohn- und Gehaltsdokumente. Deren Inhalt wird von Mitves nicht analysiert.

Biometrische Daten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nicht verarbeitet.

• Erfassung von Arbeitszeit, Überstunden, Pausen und Abwesenheiten.

• Prüfung, ob ein Kommen oder Gehen an einem autorisierten Standort und von einem autorisierten Gerät aus erfasst wurde, sowie Überprüfung auffälliger Datensätze.

• Planung von Schichten und Verwaltung von Urlaubs- und Entschuldigungsanträgen.

• Erstellung von Anwesenheitsberichten (Puantaj) und Exporten, die Ihr Arbeitgeber für die Lohnabrechnung verwendet.

• Übermittlung von Lohn- und Gehaltsdokumenten und Mitteilungen an Sie über die Anwendung.

• Gewährleistung der Systemsicherheit und Führung eines Prüfprotokolls über Korrekturen.

• Die Verarbeitung ist für die Durchführung Ihres Arbeitsvertrags erforderlich (KVKK Art. 5 Abs. 2 lit. c).

• Die Verarbeitung ist erforderlich, damit Ihr Arbeitgeber seine rechtlichen Verpflichtungen erfüllt, insbesondere die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit nach dem Arbeitsgesetz Nr. 4857 und den zugehörigen Verordnungen (KVKK Art. 5 Abs. 2 lit. ç).

• Die Verarbeitung ist für die berechtigten Interessen Ihres Arbeitgebers an richtigen Anwesenheitsaufzeichnungen und an der Sicherheit des Systems erforderlich, sofern Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht beeinträchtigt werden (KVKK Art. 5 Abs. 2 lit. f).

• Ausdrückliche Einwilligung, wenn Ihr Arbeitgeber in der App danach fragt, insbesondere für die Standortprüfung (Art. 5 Abs. 1 KVKK). Sie können sie in der App unter Einstellungen jederzeit erteilen oder widerrufen; ohne sie stempeln Sie durch Scannen des Standort-QR-Codes, und es wird keine GPS-Position erhoben.

Innerhalb der Türkei können Ihre Daten an die befugten Führungskräfte Ihres Arbeitgebers, an den von Ihrem Arbeitgeber beauftragten Steuerberater oder Lohnabrechnungsdienstleister sowie an Behörden weitergegeben werden, soweit das Gesetz dies verlangt.

Ihre Daten werden auf Servern in der Europäischen Union (Niederlande) gehostet. Nach Art. 9 KVKK stellt dies eine Übermittlung personenbezogener Daten ins Ausland dar. Die Übermittlung beruht auf dem Standardvertrag, den Ihr Arbeitgeber als Verantwortlicher und Mitves nach Art. 9 Abs. 4 KVKK unterzeichnen; Ihr Arbeitgeber zeigt ihn der Datenschutzbehörde (Kişisel Verileri Koruma Kurumu) innerhalb von fünf Werktagen nach Unterzeichnung an. Sie stützt sich auf diesen Vertrag und nicht auf Ihre Einwilligung.

Mitves setzt Unterauftragsverarbeiter für Hosting, DNS und Netzwerkrandschutz, SMS- und E-Mail-Versand ein. Diese sind durch schriftliche Verträge gebunden und im Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Ihrem Arbeitgeber und Mitves aufgeführt.

Wenn Sie das Web-Dashboard als Administratorin oder Administrator nutzen, lädt dessen Standortkarte Kartenkacheln direkt von der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich), um die Karte zum Festlegen eines Standorts anzuzeigen; Ihr Browser übermittelt dabei Ihre IP-Adresse, die üblichen Anfrage-Header und den angezeigten Kartenausschnitt. Auch dies ist eine Übermittlung ins Ausland. Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation: https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

Die mobile App sendet Absturzberichte an Firebase Crashlytics und empfängt Push-Benachrichtigungen über Firebase Cloud Messaging, beides Dienste von Google. Ein Absturzbericht enthält den Fehlertyp, Codestellen in der App, Gerätemodell, Betriebssystem- und App-Version, den Zeitpunkt, eine zufällige Installationskennung und die IP-Adresse Ihres Telefons, aber nicht Ihren Namen, Ihre Benutzerkennung, Telefonnummer, Position oder Zeiterfassungsdaten. Für eine Push-Benachrichtigung erhält Google das Push-Token Ihres Telefons sowie Titel und Text der Benachrichtigung; auf iPhones wird sie über Apples Push-Dienst (APNs) zugestellt. Google kann diese Daten in den Vereinigten Staaten verarbeiten; auch das ist eine Übermittlung ins Ausland. Datenschutzhinweise zu Firebase: https://firebase.google.com/support/privacy

Ihre Daten werden für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses und anschließend für die Fristen aufbewahrt, die das Arbeitsgesetz, das Sozialversicherungsrecht und sonstiges anwendbares Recht vorsehen, wie von Ihrem Arbeitgeber festgelegt.

Eine Korrektur löscht Ihren ursprünglichen Stempel nie unbemerkt: Wer was wann und warum geändert hat, wird zusammen mit den vorherigen Werten aufgezeichnet. Die GPS-Position eines Stempels wird nur für die von Ihrem Arbeitgeber festgelegte Frist (ohne Änderung 90 Tage) aufbewahrt und danach gelöscht.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder bei Ende des Abonnements Ihres Arbeitgebers werden die Daten gemäß der Verordnung über die Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung personenbezogener Daten gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

Nach Art. 11 KVKK haben Sie das Recht zu erfahren, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, hierzu Auskunft zu verlangen, den Zweck der Verarbeitung und die zweckgemäße Verwendung zu erfahren, die Dritten im In- und Ausland zu kennen, an die Ihre Daten übermittelt werden, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Daten zu verlangen, unter den Voraussetzungen des Art. 7 die Löschung oder Vernichtung zu verlangen, die Mitteilung der Berichtigung oder Löschung an Dritte zu verlangen, einem für Sie nachteiligen Ergebnis zu widersprechen, das ausschließlich durch automatisierte Systeme entsteht, und bei rechtswidriger Verarbeitung Schadensersatz zu verlangen.

Anträge sind an Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen schriftlich oder über die anderen in der Bekanntmachung über das Verfahren und die Grundsätze der Antragstellung beim Verantwortlichen vorgesehenen Wege zu richten: die Kontaktdaten, die Ihr Arbeitgeber in seiner Mitteilung nennt.

Ihr Arbeitgeber bearbeitet den Antrag kostenlos und so schnell wie möglich, spätestens innerhalb von 30 Tagen. Wird der Antrag abgelehnt, unzureichend oder nicht fristgerecht beantwortet, können Sie Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) einlegen.

Fragen zur Rolle von Mitves als Auftragsverarbeiter können Sie an [email protected] richten.