Nutzungsbedingungen

Diese Nutzungsbedingungen („Bedingungen“) werden zwischen Astalyne Studios, Inhaber Oguzhan Günel, Günzburger Str. 37, 89340 Leipheim, Deutschland („Mitves“) und dem Unternehmen oder der Organisation geschlossen, die ein Mitves-Konto anlegt oder ein Bestellformular unterzeichnet („Kunde“).

Mit dem Anlegen eines Kontos, dem Start einer Testphase oder der Nutzung des Dienstes bestätigt die für den Kunden handelnde Person, dass sie befugt ist, den Kunden an diese Bedingungen zu binden.

Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmen und Organisationen; er ist nicht für Verbraucher bestimmt.

Bestellformulare, der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Datenschutzerklärung sind Bestandteil des Vertrags. Im Konfliktfall geht ein unterzeichnetes Bestellformular diesen Bedingungen vor.

Mitves ist ein cloudbasierter Dienst zur Zeit- und Anwesenheitserfassung (PDKS). Beschäftigte erfassen Kommen, Gehen und Pausen über die mobile Anwendung mittels QR-Codes, Standortprüfung und Geräteautorisierung; Manager und Administratoren verwalten Beschäftigte, Schichten, Urlaub, Entschuldigungen, Korrekturen, Berichte, Lohn- und Gehaltsdokumente, Mitteilungen und Integrationen über die mobile App und das Web-Dashboard.

Mitves stellt eine API und Webhooks zur Integration mit den eigenen Systemen des Kunden bereit. Die API-Nutzung unterliegt den in der Dokumentation veröffentlichten Fair-Use-Grenzen.

Mitves ist bestrebt, den Dienst rund um die Uhr verfügbar zu halten, mit Ausnahme vorab angekündigter planmäßiger Wartungen und von Ereignissen außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs von Mitves. Eine konkrete Verfügbarkeitszusage ist, soweit vereinbart, im Bestellformular festgehalten.

Support wird per E-Mail unter [email protected] während der Geschäftszeiten geleistet. Reaktionsziele sind, soweit vereinbart, im Bestellformular festgehalten.

Mitves kann den Dienst im Laufe der Zeit ändern oder verbessern und wird dessen Kernfunktionen während einer bezahlten Laufzeit nicht ohne Ankündigung wesentlich einschränken.

Der Administrator des Kunden legt Benutzerkonten an und verwaltet sie. Die Rollen sind Administrator (vollständige Konfiguration und Zugriff), Manager (beschränkt auf zugewiesene Standorte oder Teams) und Beschäftigter (nur Selbstbedienung).

Der Kunde ist dafür verantwortlich, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln, für die unter seinen Konten vorgenommenen Handlungen einzustehen und Zugriffe zu entziehen, wenn ein Nutzer ausscheidet.

Mitves kann ein Konto sperren, das unter Verstoß gegen diese Bedingungen genutzt wird, ein Sicherheitsrisiko darstellt oder nach Mahnung offene Rechnungen aufweist, und wird den Kunden unverzüglich informieren.

Der Kunde nutzt den Dienst ausschließlich zu rechtmäßigen Zwecken und in Übereinstimmung mit dem für ihn geltenden Arbeits-, Datenschutz- und Arbeitszeitrecht.

Der Kunde informiert seine Beschäftigten über die Verarbeitung ihrer Daten (zum Beispiel durch eine Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO oder in der Türkei durch eine Aydınlatma Metni) und holt vor Aktivierung der Standortprüfung oder anderer optionaler Prüfungen jede nach anwendbarem Recht erforderliche Einwilligung ein.

Der Kunde hält die von ihm eingegebenen Daten richtig und aktuell, einschließlich Beschäftigtenlisten, autorisierter Standorte und Schichtpläne.

Der Kunde versucht nicht, auf Daten anderer Kunden zuzugreifen, den Dienst zurückzuentwickeln, zu überlasten oder ihn zum Aufbau eines Konkurrenzprodukts zu nutzen.

Der Kunde ist für die von seinen Beschäftigten genutzten Geräte und Netzwerkverbindungen verantwortlich.

Abonnements laufen jährlich. Die Vergütung wird pro aktivem Nutzer oder pro Standort berechnet, je nachdem, was den höheren Betrag ergibt, gemäß der Preisliste auf der Website oder dem Bestellformular.

Neukunden können eine kostenlose Testphase von 7 Tagen nutzen. Für den Start der Testphase ist keine Kreditkarte erforderlich. Wird bis zum Ende der Testphase keine Lizenz gekauft, ist das Konto bis zum Kauf nur noch lesbar; seine Daten werden dann wie unter „Laufzeit, Kündigung, Datenexport und Löschung“ beschrieben gelöscht.

Vor seiner ersten Lizenz wird ein neuer Kunde einmalig geprüft: Seine Admins laden einen Handelsregisterauszug, eine Gewerbeanmeldung oder ein vergleichbares amtliches Dokument hoch, und Mitves gleicht es mit den Rechnungsdaten ab. Eine Lizenz kann bestellt werden, sobald Mitves die Prüfung bestätigt hat; Mitves kann sie mit Begründung ablehnen, der Kunde kann dann neue Unterlagen senden. Endet ein Testzeitraum während der Prüfung, bleibt das Konto bis zu 7 Tage nach dem Einreichen nutzbar. Ein neuer Firmenname, ein anderes Land oder eine neue USt-IdNr. erfordert vor der nächsten Bestellung eine neue Prüfung.

Eine Lizenz wird bei der Bestellung für eine Laufzeit von einem Jahr (365 Tage) im Voraus bezahlt, per Karte oder einer anderen von Stripe angebotenen Zahlungsart, per PayPal oder per Überweisung; Stripe und PayPal wickeln die Zahlung auf ihren eigenen Seiten zu ihren eigenen Bedingungen ab, und eine per Überweisung bestellte Lizenz beginnt mit dem Zahlungseingang. Preise sind Endpreise in der angezeigten Währung. Umsatzsteuer kommt nur hinzu, soweit Mitves sie berechnen muss: Solange Mitves Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist, wird keine Umsatzsteuer berechnet; ein Unternehmer in einem anderen EU-Land, dessen USt-IdNr. der MIAS-Dienst der EU (VIES) bestätigt, schuldet die Umsatzsteuer selbst (Reverse Charge); für Kunden außerhalb der EU fällt keine deutsche Umsatzsteuer an. Die Bestellübersicht zeigt die umsatzsteuerliche Behandlung vor der Bestellung.

Eine Erweiterung der Lizenz während der Laufzeit wird anteilig für die verbleibenden Tage berechnet. Eine kleinere Lizenz gilt ab der nächsten Verlängerung.

Es gilt der bei der Bestellung angezeigte Preis für die gesamte Laufzeit. Eine Preisänderung berührt eine bereits bezahlte Laufzeit nie.

Eine Lizenz verlängert sich nicht automatisch: Sie endet mit ihrer Laufzeit, sofern der Kunde sie nicht verlängert. Mitves erinnert die Admins 30, 7 und 1 Tag vor dem Ende. Nach dem Ende funktioniert das Konto noch 14 Tage und ist danach bis zur Verlängerung nur noch lesbar.

Mitves verarbeitet personenbezogene Daten der Beschäftigten des Kunden als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden. Die Parteien schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil dieser Bedingungen ist und Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Kategorien betroffener Personen und Daten, Unterauftragsverarbeiter, Sicherheitsmaßnahmen und Prüfrechte regelt.

Der Kunde bleibt Verantwortlicher und ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm angewiesenen Verarbeitung verantwortlich.

Mitves erhebt keine biometrischen Daten und ortet Beschäftigte nicht dauerhaft. Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

Mitves hostet Kundendaten in der Europäischen Union. Der AVV beschreibt die Regeln für etwaige Übermittlungen außerhalb der EU sowie die Pflichten des Kunden, wenn sein eigenes Recht das Hosting in der EU als internationale Übermittlung behandelt.

Der Dienst einschließlich Software, Design, Dokumentation und Marken steht im Eigentum von Mitves oder seiner Lizenzgeber und ist durch das Recht des geistigen Eigentums geschützt. Der Kunde erhält ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung des Dienstes während der Laufzeit des Abonnements.

Kundendaten bleiben Eigentum des Kunden. Der Kunde räumt Mitves das Recht ein, Kundendaten nur insoweit zu verarbeiten, wie es zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist.

Mitves darf aggregierte und anonymisierte Nutzungsstatistiken, die weder dem Kunden noch einer Person zugeordnet werden können, zur Verbesserung des Dienstes verwenden.

Rückmeldungen und Vorschläge dürfen von Mitves ohne jede Verpflichtung verwendet werden.

Mitves haftet unbeschränkt für Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurden, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie überall dort, wo die Haftung nach zwingendem Recht nicht beschränkt werden kann.

In allen übrigen Fällen ist die Gesamthaftung von Mitves aus diesem Vertrag auf die Vergütung beschränkt, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem haftungsbegründenden Ereignis gezahlt hat.

Mitves haftet nicht für mittelbare Schäden oder Folgeschäden, entgangenen Gewinn oder Verluste, die aus vom Kunden eingegebenen fehlerhaften Daten, aus eigenen Verstößen des Kunden gegen Arbeits- oder Datenschutzrecht oder aus der Nichtverfügbarkeit der Geräte oder des Netzwerks des Kunden resultieren.

Der Dienst unterstützt die gesetzlichen Pflichten des Kunden als Arbeitgeber, ersetzt sie aber nicht. Vom Dienst erzeugte Anwesenheitsaufzeichnungen sind vom Kunden zu prüfen, bevor sie für die Lohnabrechnung oder zu rechtlichen Zwecken verwendet werden.

Der Vertrag läuft, solange der Kunde ein Mitves-Konto hat; Lizenzlaufzeiten enden wie im Abschnitt zur Abrechnung beschrieben.

Jede Partei kann den Vertrag aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung kündigen, wenn die andere Partei den Vertrag wesentlich verletzt und die Verletzung nicht innerhalb von 30 Tagen nach schriftlicher Abmahnung behebt.

Bei Beendigung kann der Kunde seine Daten (Beschäftigte, Anwesenheitsaufzeichnungen, Berichte und Lohn- und Gehaltsdokumente) über die Exportfunktionen des Dienstes für 30 Tage exportieren. Nach Ablauf dieser Frist löscht oder anonymisiert Mitves die Kundendaten innerhalb von 90 Tagen, sofern nicht gesetzlich eine längere Aufbewahrung vorgeschrieben ist.

Bereits gezahlte Vergütungen werden bei Beendigung nicht erstattet, es sei denn, die Beendigung beruht auf einer wesentlichen Vertragsverletzung durch Mitves.

Diese Bedingungen unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder hat er keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz von Mitves. Für in der Türkei niedergelassene Kunden unterliegen diese Bedingungen dem Recht der Republik Türkei; zuständig sind die Gerichte und Vollstreckungsbehörden von Istanbul (Çağlayan). Ein Bestellformular kann Abweichendes bestimmen.

Zwingende Vorschriften zum Schutz des Kunden oder seiner Beschäftigten bleiben unberührt.

Mitves kann diese Bedingungen aktualisieren. Änderungen werden mindestens 30 Tage vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail oder im Dashboard angekündigt. Ist der Kunde nicht einverstanden, kann er den Vertrag vor dem Wirksamwerden der Änderung beenden.

Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen in Kraft.